50 millions de KPI Finance, et moi et moi et moi ?

Les systèmes d’information d’aujourd’hui nous permettent de collecter une quantité de données importante, aussi bien pour l’historique que le prospectif. Proposer une solution de calculs et mise à disposition de KPI finance n’est pas révolutionnaire. Avouons-le.

Cela étant dit, les sources sont souvent disparates. Quand bien-même on dispose d’un ERP et disposer de ces informations ne suffit pas à piloter à son entreprise, encore faut-il faire le tri ou prendre de la hauteur. On ne conduit pas la tête vissée sur le compteur, il faut (aussi) regarder la route !

La question qui se pose est donc plutôt de savoir, non pas quoi mettre en place et ce qu’il est possible d’effectuer mais comment le réaliser, sans connaissance technique particulière. Quels sont le chemin et la méthodologie ?

Le défi des données dans le système d’information

Les systèmes d’information disposent tous des données financières nécessaires au pilotage de l’entreprise. Cependant, le croisement d’information entre les systèmes n’est pas évident et reste un sujet crucial. De plus, à chaque changement de système s’impose un changement de reporting, de restitution, d’identification des sources, voire de travail sur les KPIs…

Où se situe donc la difficulté ?

Pas nécessairement dans la restitution. De nombreux logiciels permettent de créer des restitutions tape à l’œil, faciles à utiliser et pertinentes. Cependant, il faut les construire ou à tout le moins les adapter.
Non plus dans les sources. Les sources actuelles, principalement les bases de données sont pérennes, stables, fiables et solides d’un point de vue technique.

Les difficultés se situent donc dans la définition du besoin, la mise en place du projet et la méthode utilisée pour garantir une pérennité des KPIs supérieure aux systèmes d’information dont ils tirent leurs données.

Revenons tout d’abord à l’essentiel.

Qu’entend-on par KPIs ? Une définition s’impose

Les Key Performance Indicators (KPI) ou indicateurs clés de performance permettent de piloter et d’évaluer les performances dans le temps, ce qui autorisera des mesures et actions en adéquation.

Effectivement, impossible de conduire une voiture sans essuie-glaces (visibilité), ni indicateur kilométrique (passé), indicateur de vitesse (quand allons-nous atteindre notre destination ?) ou encore de carte ou GPS (quels sont les moyens et les chemins employés pour atteindre cette destination, où sommes-nous ?).

Dans le monde de l’entreprise, tous les métiers peuvent être soumis à des KPIs. En voici une liste non exhaustive : le marketing (leads, taux de conversion, mots-clés), la logistique (coût du transport sur les ventes, niveau d’utilisation de la flotte), le commerce  (top 10 de famille d’articles vendus, win /loss ratio, ventes par télévendeur…), la production : volume produit et en unité et par kg par mois ou par ligne de production) et bien sûr la finance :

• ROA, ROE
• Current ratio, quick ratio
• Actif circulant sur dettes
• DSO, DSI

Nous l’aurons vite compris, un KPI est une mesure et plus généralement un rapport entre deux mesures, le plus souvent en unité de temps et dont le suivi de l’évolution permet de distinguer des axes d’amélioration : où en sommes-nous ? où sommes-nous ? où allons-nous ? que pouvons-nous améliorer pour y parvenir ?

Les KPIs peuvent d’ailleurs être classés selon les domaines :

• Multi-domaine : entre marketing et vente, entre logistique et vente, entre finance et stock…
• Mono-domaine : au sein d’un même domaine

Ou selon leur temporalité :

• Temporel : DSO (Day’s Sale Outstanding) ou délai de paiement moyen : nombre de jours moyens nécessaires pour le paiement d’une vente, une fois réalisée.
• Non-temporel : Current ratio ou ratio de liquidité générale

Voire les deux.

L’idée est de disposer d’une mesure chiffrée, objective, quantifiable et pérenne dans le temps afin d’en faciliter sa comparaison et ainsi disposer de données objectives pour agir et améliorer la situation économique de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place des KPIs en finance ?

Mettre en place des KPIS, identifier des mesures ou tout simplement prendre conscience d’en avoir besoin est déjà un premier pas. Néanmoins, afin de légitimer une action, il convient de pouvoir la justifier. Les KPIs imposent et permettent les objectifs suivants :

Mesurer avec les KPIS

Les KPIs permettent de mesurer la performance financière. Tout pilotage d’entreprise doit s’accompagner de mesures afin de disposer d’éléments tangibles et factuels pour agir.

Identifier les bons KPIs

Si des KPIs existent déjà, se posent les questions suivantes : sont-ils utilisés ? Il existe plus de 60 ratios financiers à ma connaissance et certainement beaucoup plus. Rien ne sert d’en disposer d’autant, mieux vaut un nombre plus faible mais que ceux-ci soient finalement utiles. Et il est parfois difficile de se raisonner étant donné les possibilités offertes, tant la profusion est grande. Encore une fois, quantité n’est pas gage de qualité. De ce fait, sont-ils d’actualité ou pertinents ? S’ils ne sont pas utilisés, on peut se demander pourquoi ? Et sont-ils fiables, faciles à obtenir, trop nombreux ou encore standardisés ? Qui en est responsable ? S’ils n’existent pas, le constat est encore plus simple :  ils sont absents, cependant indispensables. Ils doivent être mis en place.

Partager les KPIs

Les KPIs doivent faire consensus et être partagés. Les équipes doivent travailler de concert, il s’agit d’un véritable projet d’entreprise avec un planning, des dates butoirs… De plus, étant donné que de nombreux KPIs sont multi domaine, il s’agit d’un prérequis indispensable. Autrement, le risque est de disposer d’une vision incomplète ou de réaliser des analyses par silo ce qui n’est pas le but recherché.

Légitimer.

Les actions visant à améliorer les KPIs légitimeront d’elles-mêmes la mise en place de ces mêmes KPIs. En effet, il sera évident de constater lesquels sont « dans le rouge » ou non et où il conviendra d’agir. Par anticipation, il conviendra de légitimer un tel projet par une démarche d’amélioration continue, dont la finance fait nécessairement partie.

Faire évoluer ses KPIs

Ceci rejoint le point précédent, toute entreprise se doit de se positionner dans une démarche d’amélioration continue. Les KPIs sont-ils suivis d’une action ? Cela semble évident mais à quoi bon mesurer pour mesurer. Si le DSO s’allonge, peut-être faut-il revoir les contrats, renégocier les délais et conditions de paiement, vérifier le scoring de ses clients, revoir sa politique de relance… bref agir.

Quels KPIs financiers mettre en place ?

Il convient dans un premier temps de classer les thèmes, catégories, types… de ratios que l’on souhaite mettre en place. En finance, il est aisé de classer les ratios selon leur domaine :

• Profitability
• Liquidity
• Solvency
• Leverage
• Efficiency turnover ratio
• Cashflow
• Structural analysis
• Ce à quoi on pourrait ajouter l’income breakdown même si ce n’est à proprement parlé pas un ratio

Disposer de plusieurs ratios selon différentes classifications peut être intéressant afin de savoir où agir (domaine) et comment agir (quel ratio est impacté). En effet, l’analyse et les actions qui s’en suivent ne seront pas les mêmes si le ROE (retour sur capitaux) ou le ROA (retour sur actifs) est impacté par exemple, même s’il s’agit dans les deux cas du domaine de la rentabilité (ROI). Ceci n’est qu’un exemple parmi d’autres.

Dans un second temps, il convient de cerner les ratios que l’on souhaite utiliser dans une première version. Par exemple, pourquoi le current ratio plutôt que le BFR :

• Il est universel, car en valeur relative. Il est donc facile de le comparer à d’autres current ratio du secteur, de la concurrence… ce que le BFR ne permet pas
• Il est autonome. Il n’a pas besoin d’échelle car il se compare à la valeur 1 ou 2 selon l’analyse. Le BFR ne permet pas de tirer de conclusion car il doit obligatoirement être comparé à une autre donnée.

Ainsi, tout ratio retenu doit l’être dans un périmètre restreint (il s’agit d’une version « 1.0 » à consolider) et doit être justifié, sinon il n’est pas utile.

Un ratio KPI finance : quels objectifs ?

Un ratio pour un ratio ne sert à rien : il faut un objectif. Avec quoi va-t-on comparer le ratio ? Quel objectif se fixe-t-on en termes d’amélioration de la liquidité, la rentabilité, les délais de paiement client… et sous quel délai ?

Très souvent, le budget est oublié. Il est primordial d’aligner les objectifs d’améliorations avec ceux des budgets. A quoi bon tenter d’améliorer tel équilibre financier si le budget est incompatible avec cette approche. Soit les ratios ne s’amélioreront pas, soit le budget ne sera pas respecté. Dans les deux cas, nous sommes perdants. Il convient de conserver une cohérence.

Mise en place d’un nouveau reporting KPI : la version 1.0 !

Très souvent avec la mise en place d’un nouveau reporting KPI, on a les yeux plus gros que le ventre. Ne pas oublier un des principes majeurs pour tout projet informatique : il vaut mieux démarrer petit et étendre les fonctionnalités au fur et à mesure plutôt que de voir grand, complet, exhaustif mais finalement ne jamais en voir le bout au risque d’un épuisement des équipes en charge du projet. La fameuse méthode Agile.

Il convient de répartir de l’objectif, sans être trop exigeant quant à une première version des KPIs souhaités. Il faut donc un prototype et Excel fera très bien l’affaire avant de démarrer la deuxième phase : plus d’automatisation, plus de profondeur, des données en temps réel, des visuels plus poussés… et là se posera la question de la responsabilité des données et des interfaces.

Le maître mot, le découplage, la fin des adhérences. L’outil de KPI mis en place impose son format et ses agrégats. Charge au système en amont de s’y adapter.

Le découplage garantit la pérennité du système, du reporting et donc la comparabilité et la lisibilité dans le temps des KPIs.

Je reste convaincu que la difficulté première se situe dans l’interface entre les sources de données et la restitution désirée. L’interface technique peut changer au gré des technologies, des systèmes… et la restitution doit s’affranchir de ces contraintes techniques, afin de proposer des interfaces user friendly, pérennes, facilement appréhendables par des utilisateurs fonctionnels, non désireux de subir ces fameuses contraintes techniques.

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Dashboard Finance : comment disposer de KPIs finance fiables

Thomas Gruet, expert Finance chez isatech
Consultant sur Microsoft Dynamics 365 Finance