ERP Agroalimentaire : maîtriser sa logistique et sa traçabilité
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ERP Supply Chain
18 septembre 2020
Spécialisée dans la mise en œuvre de produits alimentaires crus surgelés, soit des viennoiseries, des pains et pâtisseries également en précuits ou prépoussés, FB Solution a informatisé sa logistique en évoluant vers l’ERP Microsoft Dynamics Nav.
Cette entreprise de 200 employés est implantée en région parisienne, ainsi qu’à Londres. Ses deux sites de production qui appartiennent au Groupe Le Duff, livrent des restaurateurs, traiteurs et hôteliers, ainsi que plusieurs compagnies aériennes pour les aéroports de Paris, un parc d’attraction ou encore plusieurs Coffee Shop à Londres.
Alex Binet, responsable des systèmes d’information pour FB Solution, détaille quels changements sont intervenus sur la supply chain de ces deux sites de production. Parmi eux, la préparation des chariots qui constitue un point clé de la logistique pour l’entreprise.
Comment avez-vous optimisé la préparation des chariots et des cuissons ?
Alex Binet : Nous achetons des produits crus surgelés ou précuits. Ils sont cuits, préparés et directement livrés chez notre client. Avec nos produits crus ou précuits, nous préparons des chariots, formés de plaques, contenant un certain nombre de produits. Les cuissons varient en fonction du produit et sont segmentées pour répondre à des besoins. Nous avons une livraison le matin pour le petit-déjeuner, une pour le midi et enfin une pour le soir.
Alex Binet, responsable SI chez FB Solution
Isatech a développé un algorithme pour nous qui nous permet de calibrer nos chariots. Il prend en compte les catégories d’articles (pain ou viennoiseries), le type de client (secteur d’activité), ainsi que de son heure de livraison. L’algorithme nous crée des feuilles d’agencements des chariots. A nous d’être rigoureux sur les paramétrages et de rester vigilants sur les nouvelles références.
Qu’est-ce qui a changé sur la traçabilité de vos produits ?
Avant, la gestion se faisait au produit, à l’article. Ce qui donnait informatiquement, une ligne article = un stock. Maintenant nous gérons au numéro de lot et la majorité des réceptions de marchandises sont en interface EDI (échanges de données informatisées). Cela nous évite de scanner toutes les palettes et tous les cartons.
Le passage du papier au numérique nous a fait gagner du temps sur des exercices de traçabilité. Nous réalisons entre 6 et 10 exercices de traçabilité par an, auparavant les informations se trouvaient dans une pile de papier. Aujourd’hui, comme tout est centralisé dans le système informatique, c’est plus accessible. Ce qui nécessitait 4h de travail, s’exécute désormais en moins de 2h.
Et l’autre gain de temps, se retrouve du côté du chef d’équipe qui passait 2h par jour à gérer tout l’ordonnancement et à relever à la main, la traçabilité des produits. Avec l’algorithme des chariots, l’ordonnancement se gère automatiquement. C’est donc très facile de retrouver des informations de traçabilité, surtout en cas de réclamation client. Alors qu’avant il fallait consulter tous les scan de documents papiers ou les documents d’enregistrement sur Excel.
Vous utilisez un logiciel d’étiquettes, NiceLabel. Qu’est-ce que cela vous apporte ?
NiceLabel est en lien avec notre logiciel ERP. Il nous permet de fiabiliser les informations d’étiquettes produits et donc fiabiliser la traçabilité. Ce qui change par rapport à notre précédente organisation, c’est la gestion du calcul des lots et date de péremption pour chaque article.
A la différence de notre fonctionnement initial avec une base Excel, aujourd’hui tout se stocke dans l’ERP Dynamics Nav. C’est donc le logiciel NiceLabel qui vient interroger la base de Dynamics Nav.
Il y a aussi un gain de temps sur la gestion des stocks ?
Oui, pour ce qui est de l’inventaire, par exemple, tout se faisait à la main. Aujourd’hui tout se scanne et il ne nous reste plus qu’à valider.
Finalement quels sont les différents volets logistiques qui ont évolué avec l’utilisation de l’ERP Microsoft Dynamics Nav 16 ?
Au niveau des demandes, tout a été centralisé. En 2008 nous étions sur l’ERP Microsoft Navision qui gérait deux modules : achats et ventes. Avec cette nouvelle version de notre ERP, c’est un réel gain en traçabilité des produits en passant sur une dématérialisation complète et centralisée. Nous informatisons et automatisons nos flux physiques, comme la traçabilité des chariots.
Côté livraison, nous avons désormais la possibilité de modifier nos bons de livraisons au cours de la tournée. Avec la signature électronique du client sur le bon de livraison nous facturons au réel, ce qui nous permet également d’avoir un meilleur suivi de la consignation de nos clayettes. Avant nous étions sur des bons de livraisons papier, alors que maintenant tout est digitalisé et se synchronise avec notre ERP.
Avec quel outil analysez-vous les stocks ?
Jet report, un module de l’ERP qui nous permet d’obtenir des reports. Auparavant, toutes les informations étaient dans une base Excel que nous consultions en fonction de nos besoins. Maintenant, tout est automatisé grâce à des fichiers Excel structurés et issus des données de Dynamics Nav en direct. Ce qui veut dire que les écarts de stock en magasin peuvent être calculés à l’instant T.
Avant, il fallait tout rentrer manuellement, compter sur une feuille, puis saisir et enfin sortir les extractions. Aujourd’hui il suffit de filtrer la date et le code magasin pour obtenir ces données. Il y a au préalable une phase paramétrable du module, mais à l’arrivée c’est un vrai gain de temps.
Ce n’est pas tout, Jet Report sert aussi pour la génération des fiches techniques produits. Avant tout se gérait depuis la base Excel, comme pour les ingrédients et les allergènes de chaque article. Désormais tout est centralisé dans Dynamics NAV et le Jet Report permet de sortir un document de mise en forme avec les informations nécessaires. C’est un outil que nous utilisons aussi pour vérifier des informations sur les produits, en matière de traçabilité, ordonnancement, sorties de stocks, etc…
En ce qui concerne les tournées, avez-vous revu votre mode de fonctionnement ?
Au quotidien, nous livrons 150 points de ventes, avec un volume journalier de 170 000 pièces en moyenne. Nous opérons entre 20 et 25 tournées par jour et à chacune d’entre elles, nos chauffeurs remettent et récupèrent des clayettes et des palettes plastiques. Pour le bon de livraison papier du client, le livreur notait la consignation au stylo, puis le client signait un exemplaire. Au retour de sa livraison, le livreur scannait les codes-barres des emballages récupérés et envoyait les données dans l’ERP, afin de mettre à jour le solde client.
Nous avons mis en place un nouveau fonctionnement. Toutes les informations de la tournée sont téléchargées par le livreur qu’il met dans son pad. Il y trouve une ligne clayette ou palette plastique livrée et une ligne rendue.
Au fil de l’eau, les chauffeurs notent directement dans le pad. Et à leur retour sur site, tout se synchronise et le bon de livraison est directement envoyé par mail au client. Pour nous, c’est un gain de temps à l’arrivée de livreurs, mais aussi pour retrouver les données.
Quels sont les points à ne pas négliger lorsque le travail évolue au contact du numérique ?
Il est primordial de réaliser une bonne évaluation des métiers. C’est un point nécessaire à mener en amont, avec un cahier des charges bien détaillé. Cela permet de mieux renseigner les consultants isatech, tout en rebalayant les process métiers avec eux et les équipes sur le terrain.
Il faut coller le système IT en fonction des process métiers et non l’inverse.
Comment s’est déroulée la conduite du changement ?
La conduite du changement est à prendre en considération car elle n’a pas été évidente. En ce qui concerne les équipes de production et de livraison, cela a été un grand changement pour eux, en passant d’une traçabilité papier à une traçabilité digitale. Il ne faut pas s’arrêter au résultat obtenu. Il faut continuer à faire vivre le système informatique et rester attentif aux améliorations possibles.
Vous souhaitez découvrir les 10 processus clés pour réussir la mise en place de votre projet ERP agroalimentaire ?
Les avantages d’un ERP agroalimentaire pour votre industrie
Le progiciel de gestion intégré s’adapte à l’activité. Un ERP agroalimentaire peut prendre en charge la facturation fournisseur, la gestion d’entrepôt, la traçabilité des produits, le suivi d’une recette sur une chaine de production, l’administration des stocks. Autant de processus métiers qui peuvent gagner en optimisation.
Qu’est-ce qu’un ERP agroalimentaire ?
En partant de l’ERP Microsoft, le dernier en date, Business central, il est possible d’y ajouter l’extension agroalimentaire, comme SI Foodware. Ainsi on retrouve les fonctionnalités de bases, complétées pour correspondre aux besoins tournés vers l’industrie agroalimentaire.
Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP agroalimentaire ?
Un outil de gestion d’achats
Pour faciliter la gestion des achats, l’ERP peut prendre en compte de nombreux paramètres grâce à une centralisation de la donnée. Automatisez des actions comme la facturation, suivez les commandes et le stock en temps réel. Maitrisez votre budget face à un marché spécifique et pilotez vos achats grâce à des indicateurs fiables.
Un logiciel pour améliorer la gestion commerciale
Grâce à un module lié à la gestion commerciale, suivez vos ventes, ainsi que la facturation clients. Vous pouvez par exemple maitriser l’ensemble des cycles commerciaux et déployer un modèle qui s’adapte à vos différentes sociétés.
Côté livraison, nous avons désormais la possibilité de modifier nos bons de livraisons au cours de la tournée. Avec la signature électronique du client sur le bon de livraison nous facturons au réel, ce qui nous permet également d’avoir un meilleur suivi de la consignation de nos clayettes. Avant nous étions sur des bons de livraisons papier, alors que maintenant tout est digitalisé et se synchronise avec notre ERP.
Jet report, un module de l’ERP qui nous permet d’obtenir des reports. Auparavant, toutes les informations étaient dans une base Excel que nous consultions en fonction de nos besoins. Maintenant, tout est automatisé grâce à des fichiers Excel structurés et issus des données de Dynamics Nav en direct. Ce qui veut dire que les écarts de stock en magasin peuvent être calculés à l’instant T.
Eléonore Bohn,