Dématérialisation des factures fournisseurs : mode d’emploi

La dématérialisation des factures fournisseurs a pour objectif de vous faire gagner en productivité. Au lieu de répéter des tâches qui peuvent être automatisées et réduire les possibilités d’erreur, il existe des solutions destinées à fluidifier le processus d’achat auprès d’un fournisseur.

Comme dans toute transaction, le moment du règlement doit être sécurisé, mais il faut en amont, s’assurer d’un cheminement fiable des factures d’achats. La solution dématérialisée permet d’assurer le suivi du document et de nourrir la base de données qui compile les factures d’achat.

Optimiser la gestion du flux fournisseur dans l’ERP

Il y a des volumes d’achat très complexes dans le monde de l’agroalimentaire et dont la moindre erreur peut coûter cher. Aussi, pour sécuriser cette étape, à savoir la gestion des facturations d’achat auprès des fournisseur, isatech a déployé un outil numérique chez un client. Celui-ci gère 3500 factures d’achat par an, auprès de 500 fournisseurs actifs.

L’enjeu était de taille, car cette activité touche plusieurs services, soit une trentaine de personnes. L’entreprise étant déjà équipée en progiciel de gestion, à savoir l’ERP Dynamics Nav, elle s’intéressait aux flux fournisseurs et souhaitait pouvoir stocker les fichiers correspondant en PDF.

Dématérialisation des factures fournisseurs : comment ça fonctionne ?

Isatech a donc proposé d’installer un module complémentaire à l’ERP : Document capture. Il s’adapte parfaitement au module d’achat de Dynamics 365. Développé par notre partenaire Continia, Document capture permet la dématérialisation des factures d’achats/fournisseurs. Il reconnait les documents et peut identifier, via le scan du PDF, des éléments qui permettent de classer la donnée dans l’ERP.

Le fournisseur génère sa facture d’achat. Notre client la reçoit en version papier ou de façon dématérialisée. Et plutôt que de rentrer manuellement les informations dans l’ERP, Document capture reconnait la facture numérisée. L’outil identifie alors le fournisseur, ainsi que quelques autres informations. Puis, il l’intègre à l’ERP en rattachant la facture directement au module d’achat.

Un portail d’approbation en web service

Ensuite, via un portail d’approbation, l’acheteur peut valider ou non la facture. Celui-ci fonctionne en web service et ne nécessite pas l’ouverture de l’ERP. Ce qui rend l’accès plus simple et pratique pour faire intervenir les personnes associées à la validation des factures fournisseurs. Une bonne façon d’éviter l’échange de pléthore de mails et d’être noyé sous diverses informations.

Puis vient la partie règlement de facture. Elle s’opère de façon habituelle, par une gestion électronique ou papier, selon les habitudes de l’entreprise.

L’atout de Document capture pour la gestion des factures fournisseurs

Le truc en plus de Document capture, réside dans le fait que le portail d’approbation s’appuie sur flux de travail de Microsoft Dynamics nav (nouvellement Business Central). Un atout qui prend tout son sens dans le système d’archivage des documents via un classement électronique. Et l’objectif est double.

D’un côté on fiabilise le processus de réception des factures d’achat et de l’autre on évite les erreurs humaines. Car auparavant notre client exécutait toute cette partie à la main. Si le système était bien rodé, la transformation numérique de cette tâche permet de faire gagner du temps aux équipes.

Mais pour que l’outil soit bien adopté et correspondent aux besoins des utilisateurs, isatech a déployé un accompagnement au changement. Document capture a été paramétré avec le concours du client et selon ses demandes. Un temps qui a aussi permis de se familiariser avec l’outil, ainsi qu’avec nouvelle méthode de travail. Et lorsque l’adoption est totale, on peut décemment dire que la technologie se met au service de l’humain.

Vous souhaitez gagner en productivité sur la gestion de vos factures d’achats ?

Webinar : Dématérialiser ses factures fournisseurs

Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne