Dématérialiser ses flux avec des tiers ou dans l’organisation interne

Utilisé depuis quelques décennies maintenant par les acteurs économiques, l’EDI (échange de donnée informatisé) a notamment été démocratisé voire imposé auprès des PME de l’industrie-agroalimentaire par les enseignes de la grande distribution. Aujourd’hui, l’EDI attire également les petites et moyennes entreprises. Ces PME ont transformé cette contrainte en opportunité et source de bonnes pratiques pour automatiser une part croissante de leurs processus internes et externes : administration des ventes, réapprovisionnement, suivi des ordres de transports…

Comment une PME peut automatiser ses processus administratifs ?

Selon le GS1, qui porte la plateforme GDSN, l’EDI permet déjà de dématérialiser un certain nombre de documents et d’automatiser les processus. D’une certaine façon, cela participe également aux efforts de traçabilité.

Pour beaucoup d’entreprises, particulièrement les PME, les gains de productivité se font désormais sur l’optimisation des frais généraux, et cela passe généralement par l’automatisation des processus support. Ainsi, tous les échanges de documents physiques tels que :

• la gestion des achats et approvisionnements
• la gestion des relations humaines : notes de frais, demandes de congés…

Les coûts de transactions nécessaires au traitement manuel de ces documents administratifs sont progressivement délaissés au profit des robots logiciels, et des plateformes, en charge d’optimiser les envois automatiques et les calculs d’approvisionnement. Si, jusqu’à peu, ces ressources étaient du ressort des grandes sociétés, avec le cloud et d’autres solutions moins coûteuses portées par des approches SaaS des acteurs de l’EDI, ils se démocratisent et deviennent accessibles tant intellectuellement que financièrement.

La tendance actuelle est non seulement de généraliser ces pratiques entre PME, mais également d’enrichir les pratiques avec les données de transports, les données de produit, mais également avec les données marketing.

Etes-vous prêts pour automatiser votre supply chain ?

En Europe, la norme EANCOM fait référence. Ainsi, les documents et les données électroniques peuvent circuler de façon sécurisée et normalisée entre plusieurs partenaires afin d’être correctement interprétés.

Si ces normes sont bien respectées par la majorité des enseignes de la grandes distribution, avec des aménagements à la marge liés aux organisations différentes des enseignes, et/ou des grandes entreprises, (quoi que), la transposition aux PME soulève certains points plus délicats à mettre en œuvre. C’est tout particulièrement le cas lorsque ces PME travaillent avec de nombreux fournisseurs sur lesquels elles n’ont que peu d’autorité.

Beaucoup de clients d’Isatech qui est un revendeur ERP souhaitent ainsi dématérialiser le traitement de leurs factures achat. En effet, ces processus sont généralement coûteux et peu efficients, avec des circuits de validation complexes qui rendent difficile leur suivi. Sur ce sujet précis, de dématérialisation des factures achat, nous invitons nos clients à se poser les questions suivantes :

• 1. Quel est mon portefeuille client/fournisseurs ?
  • – Combien sont-ils, quelle est leur taille, quel est leur niveau d’équipement IT ?
  • – Quels sont les acteurs qui génèrent l’essentiel de mon activité ?
• 2. Quelle est la volumétrie des documents échangés ?
  • – Factures achats, commandes, ordre de livraison…
• 3. Quelles sont les informations échangées ?
  • – identifiant unique, volume, numéro de lot, montant…
• 4. Quels sont mes process actuels ?
  • – Combien me coûtent-ils ?
  • – Est-il possible de cartographier les processus de validation ?
  • – Peuvent-ils être simplifiés d’un point de vue organisationnel ?
• 5. Comment sont organisés mes clients, mes fournisseurs ?
  • – Est-ce qu’il existe des normes ou des référentiels métiers ?
  • – Sont-ils déjà équipés de solutions de dématérialisation ?

Sachant que le coût de traitement manuel d’une facture est généralement de 3-5€, et qu’un ticket d’entrée sur un projet de dématérialisation est à minima de plusieurs dizaines de milliers d’euros, il convient de traiter un certain volume avant d’espérer un retour sur investissement acceptable.

Automatiser ses processus d’administration des ventes

L’Administration Des Ventes (ADV) est chargée de la gestion et de l’administration des rapports avec les clients une fois l’accord commercial négocié et contractualisé, généralement à l’année. L’administration des ventes consiste donc à contrôler l’ensemble des tâches administratives consécutives à la conclusion d’une vente. Le service d’administration des ventes (ADV) peut être amené à gérer l’envoi et la réception de DESADV (avis d’expédition qui permet de décrire le contenu de livraison ; sa réception existe quand la prestation logistique est externalisée), d’avis d’expédition, de bons de commandes, de bons de livraison, de factures, de documents de stock et de documents de statut d’expédition. L’ADV est également en charge du rapprochement des commandes, des ordres de transports,  des bons livraison et des factures.

En exploitant EDI et l’ERP, certaines tâches sont non seulement dématérialisées, mais surtout automatisées. Ainsi, par exemple, pour un seuil de stocks définis, l’ERP commandera automatiquement via EDI le volume d’une référence donné auprès du fournisseur concerné.

Chez le fournisseur, la commande est alors traitée jusqu’à l’entrepôt où se trouve la marchandise concernée. A l’expédition de la marchandise, l’ERP du fournisseur émet alors un DESADV pour confirmer l’expédition, totale ou partielle, de la commande au client.

A réception, et après un processus de contrôle plus ou moins élaboré, la facture est émise par l’ERP du fournisseur directement à l’ERP du client, si la solution EDi est intégrée à l’ERP. Le contrôle des écarts de prix, de quantité, devient ainsi facilité, surtout lorsque les tarifs de références, et les volumes négociés à l’année sont centralisé au sein du même équipement informatique (ici l’ERP). Ces pratiques déjà généralisées dans la grande distribution, tendent à se déployer également au sein des PME.

Une autre approche consiste à externaliser une partie de l’administration des ventes directement chez le client.

Prenons l’exemple d’un industriel qui travail en B2B avec des commerçants détaillants. Via l’e-procurement, qui par certains aspects correspond à une site web e-commerce privatif, l’industriel va permettre à ses propres clients de commander en ligne. Là où, par le passé, les clients devaient solliciter un plateau téléphonique ouvert en semaine uniquement, ils accèdent à un site web marchand privatif toujours disponible.

Par exemple Aria-Poitou-Charrente a mis en place une plateforme d’achat afin que tous les magasins d’alimentation puissent commander en ligne leurs produits locaux, pour proposer des aliments frais à moindre coût. L’un de nos clients, avait ainsi remarqué, que son équipe ADV passait une part non négligeable de son temps à prendre des appels entrants pour :

• – Fournir les descriptif des produits
• – Simuler les prix selon les différents niveaux de remises accordées
• – Vérifier la disponibilité des références
• – Estimer les délais de livraison

Compte tenu de la taille des clients, ici des petites boutiques indépendantes, faiblement équipées, il devenait difficile de mettre en place de l’EDI et d’homogénéiser les pratiques. Notre client industriel a donc fait le choix de mettre à disposition de ses clients une plateforme de commande, disponible 24h sur 24 et 365 jours par an. En reprenant les codes du e-commerce, le client final réalise désormais certaines tâches qui étaient jusqu’alors effectuées par l’ADV.

Toujours plus loin sur la dématérialisation de la supply chain.

Certes, la réduction des frais généraux peut représenter d’intéressantes marges de bénéfices. Mais, même pour une belle PME, une équipe ADV ne représente rarement plus de 10 personnes. Ramené au chiffre d’affaires de l’entreprise et en intégrant l’investissement initial, les gains ne sont pas forcément significatifs.

En contrepartie, lorsque l’on sait que le fonctionnement actuel de la supply chain dans la grande distribution requiert l’équivalent de 70j de stocks en transit, et qu’à cela on ajoute le fait que 10% des produits référence en grande surface sont en rupture de stock, les enjeux financiers relèvent d’un autre ordre de grandeur.

Ainsi de nouveaux acteurs émergent pour fluidifier la supply chain et élargir son périmètre. Le transport tient par exemple un rôle important dans la collaboration entre tous les acteurs, déjà présents, de la chaîne :

• – les industries,
• – les entrepôts des industries,
• – les entrepôts des clients,
• – les points de vente, etc.

L’offre de transport s’étoffe pour se rapprocher fortement de l’ERP. Ces nouveaux acteurs (3PL, PL) apportent, telle une vigie, une vision complète de ce qui se passe  à l’extérieur de l’entreprise. En effet, la situation paradoxale est que les produits en rupture de stocks, sont généralement disponibles “autre part” : dans un entrepôt déporté, dans un camion, sur une palette… En dématérialisant et en automatisant les traitements des données normalisés dans les messages, il devient possible de suivre précisément le déplacement des marchandises, voire de l’anticiper pour réduire le volume de stocks non disponible à la vente.

Le périmètre s’élargit également avec l’automatisation des échanges de données produit. Ainsi, la plateforme Alkemics, s’impose aujourd’hui comme un acteur de référence sur les data enrichies pour les produits alimentaires. C’est notamment le cas concernant les Drives et le e-commerce car la plateforme Alkemics met en valeur des produits maîtrisés par les services marketing des industries. L’intérêt, là encore, est d’automatiser les processus d’échanges de données (visuels, descriptifs courts et longs optimisés pour le SEO, vidéos, bilan nutritionnels, présence d’allergènes, composition…) sur la qualité des produits alimentaires effectués par les équipes R&D, par le marketing…

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