Gérer intelligemment ses documents dans son ERP avec SharePoint

SharePoint, cet espace de stockage et de gestion électronique des documents (GED) en ligne que chacun nourrit dès qu’il y dépose un document. Sauf que l’enregistrement des fichiers se fait manuellement par chaque utilisateur… Pas toujours dans le bon dossier, ni forcément avec la bonne dénomination et sans aucun contrôle. Chacun a la responsabilité du classement des dossiers. Cela impose à chacun de parfaitement connaitre l’organisation de la librairie des documents.

De plus, les administrateurs doivent communiquer à chaque changement d’organisation. Toutefois, cela ne permet pas de s’assurer que chaque document est au bon endroit, car il peut y avoir un manquement aux bonnes pratiques, ou des oublis. Ce qui peut induire des recherches fastidieuses voire des pertes d’informations importantes.

Alors comment mieux ordonner cet espace, afin de trouver le bon document en trois coups de cuillère à clic ?

Connectivité entre Sharepoint et l’ERP Dynamics 365

L’interface entre SharePoint et l’ERP Microsoft Dynamics 365 For Finance and Operations permet d’associer des documents à toutes les informations dans le système. Maintenant, imaginez étendre cette interface avec un assortiment de métadonnées contextualisées issues de l’ERP. Vous obtenez une solution de classement et d’indexation automatique.

Il s’agit d’une solution sur mesure imaginée par un architecte d’isatech qui est revendeur ERP. Elle a été produite pour un client qui exerce dans le domaine de l’industrie agroalimentaire. Il voulait fiabiliser l’utilisation de son portail SharePoint et être certain de disposer de documents toujours à jour, à travers un classement efficace et harmonisé de ses données.

Un workflow qui améliore la productivité

Seulement au-delà de la question du rangement, on touche aussi à la productivité. Car grâce à cette interface augmentée, un document, de type certificat d’analyse d’un fournisseur peut-être directement associé au produit concerné dans SharePoint. Cela est possible en récupérant l’ensemble de ses données contextuelles : nom du document, code fournisseur, numéro de certification et date d’effet par exemple. Et en fonction de tous ces éléments, la donnée s’auto-classe. De fait, on peut disposer de documents certifiants la qualité de ses produits et toujours à jour des exigences légales.

A destination d’une centaine d’utilisateurs, cette nouvelle méthode de travail améliore le traitement des informations dans toute l’entreprise. Cette gestion de document, intégrée avec l’ERP apporte de l’intelligence aux documents. Le workflow permet en plus de contrôler les versions et d’éviter le doublonnage de documents.

Association des types de document (Bouton + lien fiche de sécurité)

Exemple de résultat dans SharePoint avec informations détaillées

Une transmission automatique d’informations clés de l’ERP vers SharePoint

L’idée principale est d’obtenir des documents en capacité de donner de l’information. Et ce, sans avoir à les ouvrir ou les trier manuellement. De façon opérationnelle, un document récupéré depuis l’ERP sera automatiquement transmis à SharePoint en lui appliquant le bon référencement. Ainsi, il sera trié et indexé selon les données métiers. Il est aussi possible de programmer le cycle de vie d’un document. Ou encore de l’assigner aux personnes concernées, avec des fonctions d’alertes et de rappels. A cela s’ajoute le fait que l’auto-description du fichier, génère automatiquement les droits et accès au document.

Enfin, qui dit meilleur rangement, dit organisation optimisée et donc facilité à retrouver le bon document. Le travail de recherche d’un fichier s’effectue alors plus rapidement.

En somme, si dans SharePoint on établit les bonnes règles, on rend plus dynamique, plus fiable et proactive sa gestion électronique des documents.

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Eléonore Bohn,
Rédactrice / journaliste interne