“Project Service”, la gestion de projet par Dynamics CRM

2016 est une année riche en nouveautés pour Dynamics CRM, l’objectif de Microsoft étant toujours d’améliorer la performance des entreprises. Aujourd’hui nous allons nous focaliser sur la fonctionnalité « Project Service », une nouveauté vous proposant une gestion de projet globale.

Jadis, le chef de projet était un équilibriste de la gestion …

Le chef de projet endosse un rôle complexe. Il doit en effet planifier, budgéter et arbitrer, mais pas uniquement. Une part importante de son travail est également de gérer son équipe et ses clients. Motiver, négocier et vendre font alors partie du lot. Avec ces responsabilités multiples, le chef de projet peut rapidement être submergé et perdre de vue ses objectifs. D’autant plus qu’il doit jongler entre plusieurs outils afin de manager ses projets : logiciels financiers, de gestion, de collaboration.

… Mais ça, c’était avant !

Aujourd’hui, Dynamics CRM propose aux chefs de projets de prendre une grande bouffée d’air, grâce à une nouvelle fonctionnalité : « Project Service ». En quoi consiste-t-elle ? Elle va tout simplement faciliter la vie de nombreux chefs de projets, en réunissant les aspects de gestion, de finances et de collaboration dans le même outil.

Cette toute nouvelle expérience de la gestion de projet aura pour effet de permettre aux entreprises de respecter leurs engagements dans les temps et le budget imparti.

L’autre avantage de ce nouvel outil est l’automatisation, ayant pour effet d’améliorer la productivité des équipes. Voyons tout cela plus en détails.

De nouvelles capacités …

Comme vous pouvez le constater dans l’illustration ci-dessus, l’onglet « Project Service » (disponible via la mise à jour 1 de Microsoft Dynamics CRM Online 2016) propose un tout nouveau panel de fonctionnalités vous permettant de gérer les différentes tâches liées à la gestion de projet : Estimation de revenus, de ressources (humaines/matérielles), les coûts, les facturations, la rentabilité et la faisabilité du projet…

Voici les différentes catégories :
– « My Work » : Suivez l’avancement du projet et de votre équipe
– « Customers » : Restez en contact avec vos clients
– « Sales » : Créez des opportunités et des ventes
– « Planning delivery » : Créez des modèles de projets et des plannings interactifs
– « Billing » : Ayez accès à vos factures
– « Resources » : Gérez vos ressources humaines
– « Tools » : Créez des rapports
– « Settings » : paramétrez l’automatisation selon vos besoins

Maintenant que tous les éléments de votre projet sont regroupés, l’outil a tout ce dont il a besoin pour vous proposer une automatisation fiable et efficace :

– Planification de projet

Bénéficiez d’un outil de planification, visuel et automatisé. Vous y trouvez toutes les informations nécessaires au suivi de l’avancement, tels que les tâches, les employés affectés, le temps, les dépenses, les ventes. Cela vous permet de surveiller l’avancement du projet, en termes de progression et de budget.

– Management de vos ressources

Besoin d’un professionnel sur un projet ? Vous avez accès aux disponibilités de l’ensemble du personnel, leurs compétences, leurs qualifications et précédents travaux. Vous pouvez ainsi filtrer votre recherche afin d’affecter la personne la plus adaptée pour le projet. Lorsque vous faites une demande de main d’œuvre, la personne sollicitée recevra une demande automatique envoyée par mail via Outlook (intégration forte à Office 365).

– Gestion du temps et des dépenses

Une fois l’équipe au complet, les membres enregistrent le temps passé sur le projet, ainsi que les dépenses associées. L’utilisation d’un workflow d’approbation permet également au chef de projet d’approuver le travail de l’employé. Il est alors au courant de l’avancement du projet en temps réel et peut rapidement justifier les coûts.

– Facturation de projet

Les factures du projet sont disponibles dans votre tableau de bord, associant les travaux approuvés et les dépenses engagées. L’impact financier du projet est enregistré et automatiquement intégré dans les systèmes financiers de l’entreprise, afin d’être analysés.

…Pour plus d’efficacité

L’expérience utilisateur est enrichie pour l’ensemble des acteurs du projet et non uniquement pour les chefs de projets. Les membres de l’équipe et les clients expérimentent également les avantages de l’outil qui sont nombreux :

– Une visibilité démultipliée sur l’avancement du projet : progression et budget

– Une automatisation de la gestion du projet

– Une meilleure gestion des ressources

– Une planification facilité grâce à la gestion des contraintes de disponibilités et la gestion des compétences

– Une collaboration accrue, même en mobilité

– Des estimations fiables, basées sur l’ensemble des données du projet : produits et services

– Un contrôle automatique de la rentabilité, grâce aux KPI (indicateurs clés de performance)  natifs

– Une intégration native avec les outils Office 365, permettant une synchronisation des agendas, une organisation des groupes Office lors du projet…

– ETC…

Pour résumer, aujourd’hui vous avez la possibilité de gérer un projet du début à la fin via un regroupement d’outils de gestion, de finance et de collaboration. Découvrez dans la vidéo ci-dessous, la nouvelle fonctionnalité « Project Service» et son utilisation :