Comment rédiger un cahier des charges ERP

Le logiciel ERP est une solution de gestion adaptée à tous types d’entreprises (PME et ETI). Pour établir votre cahier des charges ERP, il convient de bien cerner vos besoins avant de choisir un intégrateur ERP certifié. Pour y parvenir, voici quelques critères essentiels à considérer ainsi qu’un modèle de cahier des charges à télécharger.

Définition d’un cahier des charges ERP

Le logiciel ERP que vous aurez choisi doit vous assurer une efficacité sur le long terme. Il doit couvrir plusieurs domaines, voire tous les domaines dont vous souhaitez améliorer la gestion dans votre entreprise.

Pour garantir des résultats optimisés à tous les niveaux et à long terme, vous devez également vous assurer des compétences de l’intégrateur ERP et de l’éditeur. De même, la plateforme doit être facile à utiliser, efficace, intuitive et ergonomique.

Vous devez vous assurer d’avoir les capacités nécessaires ou le personnel adéquat pour intégrer de tels outils décisionnels au sein de votre entreprise. Cela concerne également le niveau de paramétrages car ce n’est pas toujours facile de manipuler des données importantes.

Pourquoi utiliser un cahier des charges pour la mise en place d’un ERP ?

La rédaction d’un cahier des charges est indispensable à la réussite de votre projet d’intégration d’une solution ERP. Cela vous permet de bien déterminer les besoins fonctionnels de votre entreprise et de cibler les secteurs d’activité. Votre société comprend plusieurs métiers et grâce à l’ERP ils peuvent tous travailler avec le même système d’informations.

Pour la mise en œuvre du cahier des charges, nous établissons des processus clés dans l’intégration via une feuille de route.

Comment bien rédiger un cahier des charges ?

Tout d’abord en définissant les objectifs de votre intégration de logiciel ERP. Cela peut se traduire par exemple par la volonté de vouloir gagner en productivité, d’informatiser un service supplémentaire, de renforcer la traçabilité, de vous développer à l’international ou encore de remplacer un système obsolète.

Ensuite vous détaillez vos critères, comme la rapidité de mise en œuvre du projet, le choix d’un interlocuteur unique durant l’intégration, les contraintes de planning, l’ergonomie du logiciel, etc…

Et enfin vous pouvez lister les points indispensables. En indiquant s’il est question de traçabilité, gestion des prix de revient, solution multi-lingues, multi-devises,…

Cibler les métiers de l’entreprise

Evidemment le cahier des charges comprend également une partie dédiée à la présentation de votre entreprise, ainsi que de son ou ses activités. Il faut aussi stipuler l’environnement numérique existant, ainsi que les différents services (direction, marketing & commercial, compta, ventes/EDI, contrôle de gestion, production, achat, qualité, logistique, etc.) concernés.

Il faut ensuite exprimer les fonctionnalités souhaitées, ce qui permet aussi d’identifier les modules correspondants. Notamment sur les ventes, les achats, la logistique et le stock, le transport, la production et planification des besoins, la gestion multi-sociétés, le projet ou encore le service.

Exemple ou modèle d’un cahier des charges ERP

Pour vous accompagner dans la rédaction du cahier, nous avons établi un modèle. Vous y trouverez par un exemple une section comprenant la volumétrie dans différents domaines, permettant d’affiner le projet ERP. En quantifiant le nombre de références, de produits vendus, de nouveaux produits créés chaque année, on renseigne quelques données de base. Auxquelles s’ajoutent, le nombre de fournisseurs, de clients, de fournisseurs, de dépôts ou de magasins, ainsi que le nombre de déplacements.

Après, selon les modules concernés, des informations détaillées seront demandées, comme dans une usine de production, le nombre d’ordres de fabrication lancés par jour, ainsi que leur durée. Ou encore, dans la partie Achats et approvisionnements, la nature des achats, ainsi que l’approvisionnement des achats destinés à la transformation ou au négoce.