Comment synchroniser à l’international les datas de ses filiales locales ?

Pour répondre aux besoins d’une société de services leader dans l’exploitation et l’analyse des data, isatech a enrichi la solution informatique Business Central d’une extension nommée « Data Exchange Hub ». Pouvoir partager certaines informations entre ses propres sociétés implantées dans différents pays. Avoir une cohérence à l’international. Echanger et synchroniser ses données. Désormais, c’est possible !

Échanger et synchroniser les données dans l’ERP

Au départ, ce module d’échange de données, avait été conçu pour l’ERP Microsoft Nav. Isatech l’a fait évoluer pour Business Central. Une demande du client, qui venait justement de déployer cette solution afin de gérer principalement la facturation des ventes et la gestion financière.

« Nous avons particulièrement développé le module vente et gestion finances, car avant, notre client utilisait un fichier Excel composé de macro très développées, détaille Solène Mallédant, cheffe de projet chez isatech. C’était un peu précaire pour une société de leur envergure. »

Présente à l’international, cette société de services aide notamment ses clients à identifier de nouveaux leviers de revenus et de croissance. Elle travaille avec des entreprises du CAC40, ainsi que des leaders internationaux de l’internet.

Un module de synchronisation de data dans Business Central

Installé dans les grandes capitales mondiales, notre client dispose à chaque fois d’une entreprise de droit local. Chacune d’entre elles a été implantée dans l’ERP Business Central dans une optique de gestion multi sociétés. Le souhait initial est donc de pouvoir partager simplement certaines informations entre ces sociétés, comme le référentiel client ou les articles.

En revanche, c’est au siège social, à Paris que se fait la gestion du service d’administration des ventes. C’est donc la société française qui crée tous les clients et articles. Et grâce au module permettant de synchroniser les données, les informations se déversent dans les autres sociétés.

Toutefois, le détail des prestations effectuées chez les clients reste quant à lui, à la discrétion de chacune des entités.

« C’est un développement très spécifique que nous avons réalisé, ajoute Solène Mallédant. Pour cela nous sommes passés par des étapes projet de conception puis de développement et de formations. »

Une vision à 360 de ses clients

Ainsi, chaque agence internationale de l’entreprise dispose de sa propre société dans le même ERP et jouit d’une certaine indépendance. Cependant, chaque filiale a besoin de synchroniser les données et informations dont elle dispose, comme savoir quels sont les clients de l’agence de Paris. De fait, l’agence de Londres aura alors accès à la fiche client qui l’intéresse, sans forcément accéder à tout le détail des prestations. Un point fort pour la consolidation de la société.

Toutes les 4 minutes environ, certaines tables, comme la table client par exemple est synchronisée dans toutes les sociétés de Business Central. Lorsque de nouvelles informations sont entrées dans le logiciel, durant ce laps de temps, elles se postent en file d’attente. Elles sont intégrées à la base de données générale, lors de la prochaine rotation.

Synchroniser les données pour éviter les contacts en doublon

Grâce à ce module, certaines données et paramétrages de l’ERP sont synchronisés entre quatre sociétés dans Business Central. Les fiches clients en double sont évitées, ainsi que les nombreuses ressaisies des données.

Autre bénéfice, avec un référentiel unique pour ces quatre sociétés, le travail de consolidation est simplifié, car les indicateurs de pilotage construits avec Power BI, sont automatiquement compilés.

Ce qui veut aussi dire que l’entreprise dispose de statistiques en temps réel.

Avec le Cloud Azure, une sécurité renforcée

Enfin, grâce à cette modernisation, la sécurisation des données s’est renforcée. En faisant le choix de partager des données à l’international, le service Cloud Azure offre une protection au niveau de la facturation. Chaque facture est directement validée et éditée dans un format non modifiable, à moins de réaliser une nouvelle facture.

A cela s’ajoute les niveaux d’approbations. Chaque chef de projet est en mesure de valider, à son niveau, un devis, un avoir ou une facture. On peut donc imaginer plusieurs niveaux d’approbation sur un document à valider. Chaque personne ayant accès à son ERP d’entreprise, peut prendre connaissance des dossiers qui le concerne. Et les niveaux d’accessibilité aux informations restent à la maîtrise de la société.

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